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No se puede modificar formulario pdf y antes si

En ocasiones, si se ha introducido información en un formulario pdf y este se ha firmado con un certificado (todo ello realizado con herramientas de adobe), y si, más adelante, se modifica el pdf con un programa de terceros, y mas tarde, intentamos volver a modificar el pdf con herramientas de adobe, como el adobe reader, puede que nos encontremos con la sorpresa de que ya no podemos introducir o cambiar los campos del formulario, porque nos sale el siguiente error.

El error «este documento ha activado las funciones ampliadas en Adobe Acrobat Reader. El documento se ha cambiado desde que se ha creado y el uso de las funciones ampliadas ya no está disponible. Póngase en contacto con el autor de la versión original del documento.» lo que en pocas palabras nos viene a decir, es que el formulario pdf ha sido modificado por una herramienta que no es de Adobe, y ya no va a dejar que se pueda modificar por el Adobe Reader. Ya solo podrá ser modificado por el Adobe Acrobat.

Es un mecanismo de seguridad de adobe, ya que al haberse firmado el documento y luego manipulado con un programa de terceros Adobe ya no se «fia» de la integridad del documento y ya solo nos va a dejar hacerlo con el editor de pdfs de Adobe, el Adobe Acrobat.

Por tanto, la solución a este problema seria editar el formulario desde el principio solo con herramientas de adobe. Evidentemente, esto algunas veces ya no es posible, puede que hayamos mandado el documento a otras personas, lo hayan modificado con otras herramientas y ya no podemos volverles a decir que lo hagan con al Adobe Reader. Tmabién se puede dar el caso que lo hayamos hecho nosotros mismos y ya solo tengamos la última versión y por tanto no podamos volver a versiones anteriores y modficarlo con el Reader.

Cuando estemos frente estas situaciones, una solución alternativa es seguir modificando el documento con herramientas de terceros que no hagan las comprobaciones que hace Adobe. Por ejemplo se pueden utilizar los navegadores chrome o firefox para abrir dicho fichero pdf y de esto modo poder modificarlo.

Aqui podeis ver un ejemplo de lo que estamos hablando. Abrimos el fichero con el problema, donde nos aparecerá el error.

Al dar aceptar vemos que se trataba de un formulario con información (se ha borrado por privacidad parte de ella), pero que ya no podemos editar el pdf, aunque vayamos a rellenar y firmar de Adobe Reader.

Como hemos dicho solo se podría modificar/rellenar con el editor de Adobe, el Adobe Acrobat, y en su defecto con los navegadores de chrome o firefox (por ejemplo). Si vais al fichero pdf, pulsais botoón derecho sobre el y elegir «Abrir con», después elegid el firefox o el chrome.

Vereis que ahora el pdf se abre y si queja modificar/rellenar los campos. Al acabar os poneis en una zona del documento que no sea el formulario, pulsais el botoón derecho y ya podeis guardarlo con otro nombre.

Esta última solución tiene el único inconveniente de que no «quita» el error del pdf y lo sigue arrastrando, por lo que cada vez que querais volver a modificar el documento, tendreis que volver a hacerlo con un navegador.

Espero haberos podido ayudar para salir del apuro.

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Ofimatica Windows

Adobe reader o acrobat «no se abre»

Si alguna vez os ocurre que intentais abrir el Acrobat reader o el Adobe acrobat (editor) y no ocurre nada, es decir no se abre el programa, seguramente habrá que utilizar la herramienta de limpieza de adobe y reinstalar el programa otra vez.

Una pista que nos puede indicar si esta utilidad será de ayuda, es que si vamos al administrador de tareas y vemos la aplicación en marcha, tiene toda la pinta de que el programa si se ejecuta, pero no somos capaces de «verlo» por lo que es mejor hacer una limpieza con la herramienta de Adobe para reparar las anomalíaas y defectos que detecta la misma.

Los pasos a seguir son los siguientes:

  1. Descargar la aplicación desde https://swupmf.adobe.com/webfeed/CleanerTool/win/AdobeCreativeCloudCleanerTool.exe
  2. Una vez descargada ejecutarla y si nos pide reiniciar, reiniciar el equipo.
  3. Volver a instalar el Adobe reader o Adobe Acrobat otra vez.

Por último intentar abrir el programa para ver que se ejecuta con normalidad. Con esta herramienta no se solucinan todos los problemas pero si que se descartan muchos de ellos. Recordad que el propio Adobe nos dice que esta herramienta NO es para desinstalar la aplicación, para ello debemos hacerlos desde agregar y quitar programas de windows. Esta herramienta esta pensada para cuando tenemos problemas con la ejecución y/o uso del programa, ya que nos hará una limpieza a fondo de todos los ficheros, registro, etc por donde el programa ha ido dejando huella.

Si os es de utilidad, recordard de dejar un comentario.

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Excel Ofimatica

Color de fondo de filas de excel según grupo valores

Si quereis formatear las filas segun un grupo de valores, por ejemplo, cambiar fondo de las filas que tengan el mismo documento de factura o todas las filas que tengan la misma fecha, etc. en este entrada, vamos a ver como poder llevarlo a cabo.

Pongamos que tenemos unos datos como los de mas abajo, donde nos interesa «agrupar» por colores segun el Nº de documento, en este caso facturas.

Lo que pretendemos, es que las filas cambien su color de fondo, cuando a su vez cambien los valores de las facturas, de forma alternada, es decir, queremos que las filas 2 y 3 tengan un fondo de un color, las filas 4,5 y 6 otro, las 7,8,9 y 10 igual que el primer grupo y así una y otra vez para cada grupo.

Para conseguir nuestro propósito, primero deberemos preparar las filas para poder formatearlas más tarde. La idea es dar valores iguales a las diferentes filas con el mismo valor de factura en nuestro ejemplo.

Lo que haremos es añadir una columna mas en nuestra hoja donde pondremos el valor 0 en la celda H1 (1), después en H2 (2), pondremos la siguiente fórmula (3), =SI(A2=A1;H1;H1+1) de este modo lo que conseguiremos es poner valores iguales en las filas con el mismo numero de factura. El resultado lo podeis ver en la imagen de más abajo.

Una vez preparadas las filas, ya podremos empezar con el formateo de las filas, primero (1) seleccionamos todos los datos sin la cabecera, luego desde inicio, vamos a formato condicional(2) y pulsamos en nueva regla(3)

Nos aparecerá la ventana de Nueva regla de formato, y allí, seleccionaremos «Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato»(1), nos aparecerá el campo donde podremos poner nuestra fórmula(2), nuestra fórmula es =Y(LARGO($A2)>0;RESIDUO($H2;2)=0) que quiere decir verdadero si el valor de la celda $A2 tiene valor y si el valor de $H2 (el grupo), es par, de lo contrario no se cumplirá la formula y dará falso. Ahora nos queda dar formato, a las filas pares, pulsaremos en formato(3), se abrirá la venta de formato de celdas, elegiremos el color que más nos guste (4), y luego daremos aceptar a las dos ventanas (5) y (6).

Como podeis ver el resultado es el esperado, las filas pares tienen un color y las impares otro.

Os dejo el fichero excel por si quereis ver el ejemplo insitu.

Para avanzar mas os propongo como tarea el que las filas impares, tengan otro color que no sea el blanco. Ya me decís en los comentarios si lo conseguís.

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Calendarios

Lista de calendarios en excel que pueden ser útiles.

Que otros tipo de calendarios os gustaria que compartieramos??

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Apps Ofimatica

Impresoras PDF

Quereis pasar una página web, un word o cualquier otro documento a PDF?, muchos programas ofrecen la exportación a PDF, pero para aquellos casos que la exportación no sea posible, siempre está como alternativa la impresión a PDF.

Muchas veces te has encontrado con una página web que querías guardar o imprimir mas tarde. O incluso que querías tener un tipo de «justificante» pero la propia web no te permitía la opción de exportar a PDF. Entonces la solución es «imprimirlo» en PDF. La impresión en PDF consiste en enviar un documento, ya sea una pagina web, un word, excel, imagen, etc a imprimir, pero con una impresora «especial», esta impresora no es más que una impresora virtual de PDF, es virtual porque no se trata de una impresora de verdad, sino de una ficticia que nos convertirá nuestro documento en PDF.

Hoy en día los sistemas operativos suelen proporcionar por defecto impresoras PDF o en su defecto o si queremos tener más opciones o posibilidades, podemos descargar de internet otras alternativas que pueden ser igual o incluso más interesantes.

En windows 10, nos podemos encontrar con la impresora «Microsoft Print to PDF», la cual nos convertirá cualquier documento a PDF.

. Si por alguna razón no aparece, deberemos ir a la ventana de ejecutar con + R y escribiremos optionalfeatures después le daremos al enter y

veremos la ventana de las opciones adicionales, donde nos tenemos que asegurar que la opción «imprimir en PDF de Microsoft» esté marcada.

De este modo podremos utilizar la impresora PDF que nos proporciona el sistema. Si por otra parte, queremos utilizar otras impresoras, que son gratuitas y tienen mas funcionalidades como utilización de scripts, envíos de email, marcas de agua, etc. a continuación os dejo una lista de las más utilizadas.

  • Pdfcreator https://www.pdfforge.org/pdfcreator
  • Bullzip https://www.bullzip.com/products/pdf/info.php
  • Cutepdf https://www.cutepdf.com/Products/CutePDF/writer.asp

Espero que os sirva de ayuda.

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Ofimatica

Como añadir firma manual a un pdf

Muchas veces he visto como compañeros y amigos han impreso un pdf, lo han firmado manualmente y a continuación, lo han escanedado para finalmente enviarlo por email.

Todos estos pasos se pueden evitar de una manera muy sencilla. Además, el imprimir el documento y volver a escanearlo implica un gasto innecesario de recursos naturales (el papel) y de energia (al imprimir y escanear innecesariamente. Esto no es bueno ni para el medioambiente y por tanto no es sostinible y además va a hacer que seamos menos productivos puesto que perderemos un montón de tiempo en todo el proceso, ya que los pasos de impresión y escaneado son totalmente prescindibles.

A continuación os voy a detallar los pasos para optimizar la firma de un pdf.

1.- Cogeremos una hoja en blanco de papel y procederemos a firmarla. Lo normal es hacerlo con un boli azul para que el acabado final quede mejor.

Firma de ejemplo que usaremos en nuestro documento

2.- Una vez firmada, escaneraremos (preferible) o haremos una foto de modo que tengamos una imagen de nuestra firma. Esta imagen, al ser de nuestra firma la tendremos que almacenar en un sitio seguro para que nadie mas tenga acceso a ella.

3.- Ahora toca abrir el Adobe Reader. Abrimos nuestro documento que queramos firmar y pulsaremos en la herramienta «Rellenar y firmar»(1), a los que no la veais, al final de esta entrada, os explicaré como sacarla a la luz.

4.- Una vez hacemos clic, nos pide si queremos firmarla o que lo hagan otros. Como en este caso queremos que nos la firmen, elegiremos «Rellenar y firmar»(2)

5.- Ahora nos saldrá, la herramienta «Rellenar y firmar» en la parte superior del programa, mostrándonos el botón firmar(3), al hacer clic en el, nos aparecerá el submenú «Añadir iniciales»(4), que será el que seleccionemos.

6.- Al hacer esto, nos presentará 3 opciones, poner texto(si queremos firmar con letra de ordenador, si queremos dibujar nuestra firma (no suele quedar muy bien) o si queremos elegir una imagen(5). Elegiremos imagen, nos abrirá un diálogo para elegirla y elegiremos nuestra firma que hemos escanedo previamente(6).

7.- Al elegirla, nos la mostrará por pantalla, si vemos que es la correcta, le daremos a aplicar(7). Como lo normal es volverla a utilizar, comprobad que esté marcada la casilla «guardiar las iniciales», puesto que de este modo, las próximas veces no tendremos que importarla, sino que simplemente tendremos que utilizarla.

8.- Ahora con el ratón simplemente la posicionamos en el lugar donde queremos firmar y hacemos clic(8)

9.- Una vez insertada, el programa nos deja cambiar su tamaño para adecuarla al espacio que haya para la firma(9).

10.- Finalmente podemos observar como quedará nuestro documento, firmado. De este modo, al guardar el pdf, podremos reutilizarlos, enviarlo por email, etc sin tener que imprimirlo y escanearlo, con el consiguiente ahorro de recursos y aumento de productividad.

Alguno de vosotros, os estareis preguntando. ¿Pero si has dicho que ya no tendremos que escanear? ¿Porque se ha escaneado la firma?. El proceso de escaneado de la firma solo se tiene que realizar la primera vez. Una vez insertada la firma y si nos aseguramos que marcamos la casilla de «guardar inciales» el programa registra la firma para su posterior utilización sin tener que importar la imagen cada vez. Una vez importada, solo hay que hacer clic en la inicial desde la barra de «rellenar y firmar» en el boton firmar.

Como podeis ver en el ejemplo de más abajo, una vez importada la imagen, solo teneis que ir a «rellenar y firmar» y una vez hagais clic en firmar(1), se os presentarán las firmas que tengais importadas y solo teneis que hacer clic en ellas(2), para reutilizarlas.

Finalmente, como lo prometido es deuda, os enseño como sacar la herramienta «rellenar y firmar» para aquellos que no la podeis ver en la barra lateral. Simplemente vais a menu superior de Herramientas(1) y os aparecerán todas las disponibles, por último elegis «Rellenar y firmar»(2) para que os aparezca al lateral.

Espero que os haya gustado esta entrada, y que os ayude a ser más productivos. Dejad vuestros comentarios.